Tudnivalók

1. Ki veheti igénybe a KRTK Adatszobát?

Az Adatszobát a KRTK-val munkaviszonyban álló Kutatók (társszerzők, hallgatók, asszisztensek), a KRTK külsős kutatói az Adatbank vezetőjének engedélyével, a KRTK-s affiliációval nem rendelkező akkreditált kutatók az Adatbank vezetőjének előterjesztésére a KRTK főigazgatójának engedélyével jogosultak igénybe venni tudományos célból, kutatási engedéllyel.

2. Hol található az Adatszoba?

Humán Tudományok Kutatóháza (HTK), 1097., Budapest, Tóth Kálmán utca 4. B. épület III. emelet B 3.31. szobában található.

3. Mikor lehet az Adatszobát használni?

A KRTK Adatszobát munkanapokon hétfőtől csütörtökig 09:00-16:00-ig, pénteken 09:00-13:00-ig lehet használni. Nyitvatartási időn túl lehetőség van a nyitvatartási időben elindított programok háttérben való futtatására. A háttérben való futtatást az adatszoba@krtk.hu email címen szükséges jelezni. Kivételes esetben, Adatbanki hozzájárulás és felügyelet esetén a jelzett időn kívül is használható az Adatszoba.

4. Milyen feltételek mellett érhetőek el az adatok az Adatszobában?

Az Adatszoba kizárólag tudományos célból biztosít hozzáférést közvetlen azonosításra alkalmatlan adatállományokhoz az egyedi statisztikai adatok kiemelt szintű védelme, illetve az adatvédelemmel kapcsolatos jogszabályok szigorú betartása mellett. Az Adatszobában csak és kizárólag tömegjelenségek vizsgálhatók. Nem indíthatók olyan kutatási projektek, melyekhez az egyes természetes egységek felfedése szükséges. Adatszobai hozzáférés során a kutatók biztonságos informatikai környezetben, kamerával megfigyelt helyiségben használhatják a kutatásra előkészített állományokat.

5. Hogyan lehet hozzáférést igényelni az Adatszobai adatokhoz?

Projektindítás, adathozzáférés igénylés

Az adathozzáférés igényléséhez a kutatónak ki kell töltenie a 10. mellékletben foglalt Projektindító adatlapot és alá kell írnia a 2. mellékletben foglalt Titoktartási nyilatkozatot. A Projektindító adatlapot a kutatónak maradéktalanul ki kell töltenie. (Az Intézményre vonatkozó dokumentumokat a KRTK-s kutató esetén a KRTK Adatbankja tölti ki.). Amennyiben a kutatás során a kutató adataiban bármilyen változás következik be, akkor a változásokat haladéktalanul be kell jelenteni az KRTK Adatbank részére. Az igénybejelentő lap alapján az KRTK Adatbanki Tanácsadó Testület értékeli a kutatási tervet, az alábbi szempontok szerint:

tudományos kutatásról szól-e a terv;

Adatszobán kívül elérhetőek-e a kutatás alapjául szolgáló állományok;

a kutatási téma szerepel-e már az Adatszobai kutatások palettáján.

Támogatás esetén az igénybejelentő adatlapot KRTK-s igénylő esetében az Adatbank vezetője, nem KRTK-s igénylő esetében a KRTK Főigazgatója aláírja, majd a KRTK Adatbank koordinátora felvezeti a nyilvántartásba.

Az Adatbank a nem KRTK-s kérelem esetén megvizsgálja a beérkezett kutatási igényt, mely során kutatói akkreditációs vizsgálatot is végez. Az akkreditáció szempontrendszerét a 6. melléklet tartalmazza.

Amennyiben aggály vagy kérdés merül fel az igénybejelentő lapon feltüntetettekkel kapcsolatosan, az Adatbank egyeztet a kutatóval. Ha az igénybejelentő lapon megadott információk megbízhatóságával kapcsolatban kétségek merülnek fel – és azok az esetleges további egyeztetések fényében sem oszlanak el –, úgy az Adatbank jogosult az igényt megtagadni.

Az adathozzáférést az eredeti adatgazdákkal kötött megállapodások szabályozzák, az Adatszobai adathozzáférést erre való tekintettel kell elbírálni és megvalósítani.

Az Adatbank az adatkérés jóváhagyásáról vagy elutasításáról – indokolással ellátva – értesíti a kutatót, valamint másolatban megküldi a KRTK kapcsolattartójának az adatszoba@krtk.hu e-mail címre.

Az Adatszobában történő kutatási igény csak abban az esetben fogadható be, ha a KRTK erre kijelölt koordinátorán keresztül kerül megküldésre a hiánytalanul kitöltött Adatszobai projektindító adatlap az adatszoba@krtk.hu e-mail címre. Hiányosan kitöltött igénybejelentő adatlap, illetve hiányos kiegészítő dokumentumok esetén az Adatbank munkatársa hiánypótlásra kéri fel a kutatót.

Hiánytalanul kitöltött igénybejelentő és kiegészítő dokumentumok esetén az Adatbank köteles a kutatót 5 munkanapon belül tájékoztatni az adatkérés/adatelőkészítés teljesíthetőségéről, illetve indoklással együtt jelezni az esetleges határidő elhúzódást.

Amennyiben az igénybejelentő adatlapon foglaltak és a kiegészítő dokumentumok alapján a kutatóval kapcsolatban aggály merül fel, illetve a megadott információk alapján a kutatói akkreditáció teljes körűen nem megítélhető, úgy az Adatbank felveszi a kapcsolatot az adatkérővel a kérdéses szempontokkal kapcsolatban. Kutatói akkreditációra csak és kizárólag a KRTK-s affiliációval nem rendelkezők esetén van szükség.

E-mail címekkel kapcsolatos tudnivalók

Azon kutatók, akik rendelkeznek KRTK-s jogviszonnyal kérjük, hogy az ennek megfelelő e-mail címüket használják az Adatszobai ügyintézésekhez. Akinek nincs ilyen jogviszonya, azok használják azt az intézményi e-mailt címüket, amivel tudatosan kapcsolódnak a kutatási projekthez, pl. elte, corvinus, stb. Ha ez utóbbi sincs, akkor lehet egyéb mail címet használni, gmail, freemail, stb.

Tájékoztató, azonosító és jelszó

A kutatás kezdetét megelőzően azok a kutatók, akik nem használták még az Adatszobát, tájékoztatást kapnak az Adatszobai hozzáférésről, valamint a kutatási eredmények dokumentálásával és előállításával kapcsolatos legfontosabb tudnivalókról a KRTK-tól, szóban és/vagy írásban a kutatói és egyéb tájékoztató anyagok átadásával, valamint szükség esetén személyesen a KRTK Adatbankjától is. Az Adatszobai rendszer használatával és működésével kapcsolatban a KRTK Adatbankja nyújt tájékoztatást a kutatóknak a kutatás kezdetét megelőzően.

Új projekt és/vagy új résztvevő esetén a hozzáféréshez szükséges jelszót a kutató számára a KRTK Adatszobai koordinátora adja át az Adatbankban, ezért a kutatás megkezdése előtt egy alkalommal a kutatásban részt vevőknek személyesen be kell fáradniuk a KRTK Adatbankjába. Egyúttal a kutató átadja az Adatszobai koordinátor részére az aláírt titoktartási nyilatkozatot és megkapja a szerver eléréséhez szükséges adatokat. A tranzakció időpontjáról az Adatbank kutatási koordinátora e-mail-en vagy telefonon egyeztet a kutatóval és e-mailen értesítést küld a kutatóknak.

Időpontfoglaló rendszer használatával kapcsolatos tudnivalók

Az Adatszoba használatát megelőzően a kutatónak regisztrálnia kell az időpontfoglaló szoftverbe. Link: https://sdr.idopontfoglalo.test.adatbank.krtk.mta.hu/ 

Az Adatszoba használatát megelőzően időpontot kell foglalni a foglalási rendszerben.  Az időpontfoglalás legkésőbb az Adatszoba tervezett használatát megelőző nap éjfélig12 óráig lehetséges. Az időpontfoglalás projekt és személyfüggő egyaránt. Aki több projektben is résztvevő, az arra a projektre foglaljon, amelyben dolgozni szeretne.

A foglalt időpont lemondása kötelező, amennyiben a kutató nem tudja érvényesíteni a foglalását. A lemondás a foglalt napot megelőző nap 12 óráig lehetséges. A felszabadult hely lefoglalható mások által.

Amennyiben ugyanazon projekten belül több kutató egy és ugyanazon klienst szeretné használni, úgy erre is lehetőség adódik. Ez esetben az időpontfoglalást végző személy tüntesse fel a vele együtt dolgozni vágyókat is. További két főre van lehetőség.

Kivételes eljárásban időpont foglalható a KRTK Adatbankban is, amennyiben a kutató elmulasztott előzetesen időpontot foglalni és a munkája halaszthatatlan. A kivételes foglalást követően a belépés szabaddá válik.

Időpontfoglalás nélkül Tilos az Adatszobába történő belépés.

Csak azok a kutatók léphetnek be az Adatszobába, akik érvényes kutatási projektben vesznek részt és az Adatszobába történő belépés előtt már az adott napra időpontot foglaltak a foglalási rendszerben, valamint az 5. pont szerinti esetben.

Amennyiben ki szeretné hívni az Adatszobában tartózkodó kutatótársát, úgy ezt jelezze az Adatbankban (B.3.20.). Az Adatbank dolgozója értesíti a bent tartózkodó személyt.

Kommunikáció

A kutatókkal történő kapcsolattartás az adatszoba@krtk.hu e-mail címen keresztül történik. A kutatók által küldött e-mail-ek esetében az e-mail tárgyában minden esetben szerepelnie kell a projekt azonosítójának (amennyiben projekthez köthető) és a probléma/kérelem rövid leírásának. Az e-mailben pontosan és részletesen be kell azonosítani, hogy mely kutatásról és milyen problémáról van szó. A kapcsolattartás leírt formáját mind projektindítás, adatigénylés, IT probléma illetve OC igény esetén szükséges betartani.

Hogyan lehet külső állományokat az Adatszobába bevinni?

Az Adatszobába bevinni kívánt külső állományokat az adatszoba@krtk.hu mail címre szükséges elküldeni, avagy valamely Adatbanki szerveren a kutató saját mappájában elérhetővé tenni, avagy egyéb módon eljuttatni legalább 1 munkanappal korábban, mint ahogy azt az Adatszobában használni kívánja a kutató.

Hogyan lehet a kész kutatási eredményekhez hozzájutni?

A KRTK Adatbank az Adatszobában létrehozott kutatási eredményeket, azok kutatónak történő átadását megelőzően, teljes körűen adatvédelmi szempontból megvizsgálja. Az Adatbank csak adatvédelmi ellenőrzésen sikeresen átesett kutatási eredményeket bocsát a kutató rendelkezésére. Kutatási eredmény fájlokat adatvédelmi szempontú ellenőrzés nélkül az Adatbank nem ad ki. A kutatási eredmények utólagos adatvédelmi szempontú ellenőrzését három munkanapon belül végzi el. Amennyiben az ellenőrzési idő előreláthatóan meghaladja az öt munkanapot, erről az Adatbank előzetesen tájékoztatja a kutatót. Ebben az esetben az Adatbanknak a kutatási eredmények utólagos adatvédelmi ellenőrzését legfeljebb öt munkanapon belül el kell végeznie. A kutatási eredmények utólagos adatvédelmi szempontú ellenőrzési feladatainak támogatása céljából az Adatszobában létrejövő kutatási eredményeket dokumentálni szükséges az 5. mellékletben foglaltaknak megfelelően. A kutatási eredmények ellenőrzése kizárólag adatvédelmi jellegű, azok minőségi hibái kizárólag a kutatók felelősségi körébe tartoznak.

Az adatvédelmi ellenőrzés szempontjai

Külső környezetben történő felhasználásra kutatási eredményként csak ábrát, log és do fájlt, regressziós eredményt, jegyzetet illetve megfelelő szinten aggregált táblázatot lehetséges kérni.

Mikroadatot tartalmazó fájl kizárólag az adatbanki szerverre, a kutató által meghatározott saját, vagy közös mappába kérhető (adatbanki szerveres használat).

Külső környezetben történő használat esetén:

a kikért fájlok igazodnak-e a kutatás témájához;

a kikért adattábla megfelelő aggregáltságú-e, tartalmaz-e olyan cellát, melyben a kritikus minimumnál (3 eset) kevesebb eset szerepel. Az Admin3 esetén egy „eset” alatt egy személyt értünk. (a kellően aggregált táblázatokra pl. BNO gyakoriság évente nem vonatkozik a minimum 3 elemszámra vonatkozó feltétel);

Ábrák, regressziós eredmények, do, log fájlok és jegyzetek esetén az ellenőrzés kizárólag a kutatási témához kapcsolódást és a kutatási eredmény típusnak történő megfelelést érinti;

Adatbanki szerveren történő használat esetén:

a kikért fájlok igazodnak-e a kutatás témájához;

 a kikért fájlok csak a szükséges és elégséges adatot tartalmazzák-e, akár a változókról, akár a mintáról van szó;

az a változó, ami csak az Adatszobában hozzáférhető és érzékeny adatokat tartalmaz, az csak aggregáltan szerepeljen;

méretgazdaságosság: csak azon esetek szerepelhetnek a fájlban, ami igazodik a „szükséges és elégséges” kritériumrendszeréhez;

olyan változó ne szerepeljen a kikért adatfájlban, amely más – Adatszobán kívül is hozzáférhető – fájlban szerepel.

Mi történik a kutatás határidejének lejárta után?

A kutató köteles az Adatszobában a kutatás céljára hozzáférhetővé tett adatállományok alapján létrehozott kutatási eredményeken alapuló publikációkból, művekből, tanulmányokból (késedelem nélkül) egy példányt az Adatbank részére eljuttatni. Amennyiben a publikálást követően a publikációban bármilyen módosítás történik és ismét publikálásra kerül a mű, úgy ezen változatot is kérjük eljuttatni az Adatbank részére. Amennyiben ennek a kötelezettségének a kutató nem tesz eleget, úgy az Adatbank a következő projektindítás során jogosult az adathozzáférést a hiányosság pótlásáig megtagadni.

6. Szabályok és szankciók

Mit kell tenni az Adatszobába történő belépés előtt?

Az Adatszobába történő belépés előtt a személyes tárgyakat (táska, telefon, laptop, kabát, stb.) a KRTK könyvtárában (B.3.29.) az erre a célra kialakított zárható szekrényekben lehet elhelyezni. Ez a lehetőség elsősorban a HTK-ban irodával nem rendelkezőket illeti meg. A HTK-ban irodával rendelkező kutatókat kérjük, hogy lehetőség szerint hagyják az irodájukban az Adatszobába be nem vihető személyes tárgyaikat.

Mit szabad tenni az Adatszobában és mit nem?

A kutatók az Adatszobában szabadon végezhetnek a rendelkezésükre bocsátott adatokon elemzéseket, továbbá használhatják jegyzetelés céljából az Adatszobában elhelyezett fehér táblákat. Amennyiben jegyzetet kíván kivinni a kutató, úgy azt Word dokumentumban kell előállítania. Szöveges dokumentum kikérését az Adatszobából való távozás után jelezni szükséges vonatkozó információkkal az adatszoba@krtk.hu mail címen keresztül.

A kutatók számára tilos:

Mi történik az Adatszoba szabályainak megszegése esetén?

Ha az Adatszobát használó kutató megsérti az Adatszoba használati szabályaiból eredő kötelezettségeit, a kötelezettségszegés jellegétől függően az alábbi szankciókat jogosult a KRTK, ill. a KRTK Adatbankja alkalmazni:

Ha a kötelezettségszegés adminisztratív jellegű és nem veszélyeztette súlyosan az Adatszobai adatok védelmét – így különösen, ha a kutató nem regisztrált a foglalási rendszerben, vagy nem tájékoztatta az Adatbankot a kutatási eredményből előállított publikációról, vagy azon nem tüntette fel, illetve nem megfelelően tüntette fel a forrást – a KRTK Adatbank a kutatót írásban figyelmezteti. Három egymást követő figyelmeztetés után – amely figyelmeztetéseknek nem kell ugyanazon kutatáshoz kapcsolódniuk – a KRTK Adatbank jogosult a kutatói hozzáférést felfüggeszteni és a kutatót az Adatszoba használatától 1 évre eltiltani.

Ha a kötelezettségszegés biztonsági incidenst idézett elő, amely ugyanakkor nem veszélyeztette jelentősen az Adatszobai adatok védelmét, a KRTK Adatbank a kutatót írásban figyelmezteti. A második biztonsági incidens előidézése esetén a KRTK Adatbank jogosult a kutatót az Adatszoba használatától 2 évre eltiltani. Ilyen biztonsági incidensnek minősül különösen:

kommunikációs, rögzítésre alkalmas eszköz bevitele,

bármilyen írott dokumentum bevitele (könyv, jegyzet, stb.)

ha egy kutató önmagán kívül bárki más, belépésre nem jogosult személyt beenged az Adatszobába.

7. Adatszoba IT infrasturktúrájának használata

8. Mit kell tudni a kamerás megfigyelésről?

Az adatkezelés a KRTK Adatbankban hozzáférhető, illetve az Adatbankban tárolt anonim adatokhoz történő kutatási célú adathozzáférésre vonatkozó Adatkezelési tájékoztató szerint történik. Kutató kötelezettsége a tájékoztatóban foglaltak megismerése, melynek elérhetősége: https://test.adatbank.krtk.mta.hu/adatkezeles/

9. Hogyan történik az Adatszoba ellenőrzése?

Az Adatszoba helyi ellenőrzését az KRTK Adatbankja látja el. Az KRTK Adatbankja szabálysértés esetén jogosult és köteles a kutatót figyelmeztetni és a szabálysértésről jegyzőkönyvet felvenni. Az Adatszoba kamera felvételeinek ellenőrzését az KRTK Adatbankjának munkatársai végzik.

10. Milyen személyes adatokat kezel az KRTK az Adatszobai szolgáltatást igénybevevőkről?

A kezelt adatok körét a KRTK Adatbankban hozzáférhető, illetve az Adatbankban tárolt anonim adatokhoz történő kutatási célú adathozzáférésre vonatkozó Adatkezelési tájékoztató tartalmazza. (https://test.adatbank.krtk.mta.hu/adatkezeles/) Kutató kötelezettsége a tájékoztatóban foglaltak megismerése.